Asystent administracyjny/Asystentka administracyjna

Warszawa

Jesteśmy jedną z największych firm mediowych w Polsce. Od ponad 35 lat tworzymy jakościowe treści, oferujemy ciekawą rozrywkę oraz szeroki wybór usług reklamowych. „Gazeta Wyborcza”, Wyborcza.pl, Gazeta.pl, Radio TOK FM, Radio ZET, AMS, kina Helios to tylko niektóre z naszych marek. Dołącz do nas i twórz razem z nami najbardziej rozpoznawalne marki w kraju. 

Twoje zadania: 

  • kompleksowa, profesjonalna obsługa gości Zarządu,
  • dbanie o wizerunek i wygląd Biura Zarządu (np. rośliny), zamawianie materiałów biurowych, artykułów spożywczych oraz innych niezbędnych do funkcjonowania biura,
  • nadzór nad sprawnym działaniem urządzeń, koordynacja zgłoszeń usterek technicznych i estetycznych oraz współpraca z serwisami administracyjnymi i sprzątającymi,
  • przygotowywanie i obsługa spotkań, w tym przygotowanie sal, materiałów, cateringu oraz zapewnienie obsługi podczas spotkań,​
  • obsługa korespondencji (przyjmowanie, rejestrowanie, i wysyłanie poczty tradycyjnej, elektronicznej oraz przesyłek kurierskich, archiwizacja oraz zapewnienie bezpieczeństwa dokumentów),
  • nadzór nad harmonogramem oraz systemem rezerwacji sal konferencyjnych, w tym przygotowanie sal przed i po spotkaniach oraz monitorowanie dostępności wyposażenia,
  • współpraca z działami Spółki przy realizacji bieżących zadań,
  • wsparcie Biura Zarządu w codziennych zadaniach administracyjnych.

Nasze oczekiwania: 

  • wykształcenie minimum średnie, mile widziane wykształcenie wyższe,
  • 1–2 lata doświadczenia na stanowisku administracyjnym, recepcyjnym lub w obszarze wsparcia zarządu,
  • dobra znajomość pakietu MS Office (Word, Excel, Power Point),
  • bardzo dobra organizacja pracy, dokładność i rzetelność,
  • umiejętność ustalania priorytetów i pracy nad kilkoma zadaniami jednocześnie,
  • samodzielność oraz inicjatywa w działaniu,
  • nastawienie na wysoką jakość obsługi, dbałość o doświadczenie gości i współpracowników oraz pełnienie roli gospodarza Biura Zarządu,
  • komunikatywność, wysoka kultura osobista i umiejętność pracy zespołowej,
  • przestrzeganie zasad poufności informacji oraz właściwe przetwarzanie dokumentów,
  • znajomość języka angielskiego na poziomie umożliwiającym obsługę korespondencji i dokumentów oraz gości,
  • umiejętność obsługi kalendarzy i systemów rezerwacji sal.

Oferujemy: 

  • zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę, 
  • pracę stacjonarną w biurze w Warszawie przy ul. Czerskiej 8/10 w wygodnej przestrzeni z kawiarnią, stołówką i parkingiem dla rowerów,
  • merytoryczne wsparcie zespołu Biura Zarządu i wdrożenie do roli,
  • prywatną opiekę medyczną oraz linię wsparcia psychologicznego, 
  • dofinansowanie do karty sportowej, 
  • dofinansowanie do wypoczynku, 
  • możliwość dołączenia do grupowego ubezpieczenia na życie, 
  • dodatkowe dni urlopu, 
  • zniżki na nasze produkty i usługi - korzystaj z tańszych biletów do kina, teatru, na książki, ebooki, audiobooki,  
  • pracę w jednej z największych firm mediowych w Polsce, w której wszyscy mówimy sobie po imieniu.
APLIKUJ

REKRUTACJĘ PROWADZI:

Alina Pavlychenko

in Specjalistka ds. Rekrutacji, Szkoleń i Projektów HR