Asystent/Asystentka Zarządu

Warszawa

Jesteśmy jedną z największych firm mediowych w Polsce. Od ponad 35 lat tworzymy jakościowe treści, oferujemy ciekawą rozrywkę oraz szeroki wybór usług reklamowych. „Gazeta Wyborcza”, Wyborcza.pl, Gazeta.pl, Radio TOK FM, Radio ZET, AMS, kina Helios to tylko niektóre z naszych marek. Dołącz do nas i twórz razem z nami najbardziej rozpoznawalne marki w kraju. 

Do Biura Zarządu poszukujemy osoby, która wesprze nas w codziennej organizacji pracy oraz zadba o sprawny przebieg spraw administracyjnych. To rola dla kogoś, kto dobrze odnajduje się w dynamicznym środowisku i ceni zadania o charakterze operacyjnym. 

Na tym stanowisku będziesz odpowiadać za bieżące funkcjonowanie Biura Zarządu – w tym obsługę dokumentów i faktur, kontakt z dostawcami i współpracownikami oraz wsparcie zespołów w codziennych sprawach administracyjnych. 

Istotnym elementem roli jest również stała obecność w przestrzeni Biura Zarządu oraz dbanie o sprawny przebieg spotkań i profesjonalną obsługę gości – zarówno od strony organizacyjnej, jak i logistycznej. 

Szukamy osoby dokładnej, samodzielnej i dobrze zorganizowanej, która lubi pracę z ludźmi, zwraca uwagę na detale i czuje się komfortowo w zadaniach wymagających systematyczności oraz wysokiej kultury obsługi. 

Zakres obowiązków obejmuje zarówno powtarzalne działania administracyjne, jak i bieżące wsparcie Zarządu.

Twoje zadania:

  • obsługa Biura Zarządu i gości, w tym przyjmowanie gości oraz dbanie o profesjonalny wizerunek firmy,
  • zarządzanie salami konferencyjnymi i kalendarzami członków Zarządu (4–5 osób) oraz organizacja spotkań,
  • kompleksowe wsparcie administracyjne i organizacyjne Zarządu,
  • organizacja pracy Biura Zarządu: dbanie o porządek i estetykę recepcji, gabinetów, sal konferencyjnych i aneksu; zgłaszanie usterek oraz zamawianie usług serwisowych; organizacja i koordynacja wydarzeń wewnętrznych (m.in. catering, transport, materiały); zamawianie artykułów biurowych i spożywczych oraz dbanie o wyposażenie strefy Zarządu,
  • administracja i obieg dokumentów: obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej; zarządzanie skrzynką mailową Biura Zarządu i dystrybucja informacji; koordynacja procesu podpisywania dokumentów; współpraca z biurem korporacyjnym oraz innymi jednostkami w organizacji; rozliczanie delegacji i kosztów Biura Zarządu.  

Nasze oczekiwania:

  • min. 2 lata doświadczenia na podobnym stanowisku (mile widziane w obszarze wsparcia Zarządu),  
  • wysoka kultura osobista i orientacja na jakość obsługi,  
  • bardzo dobre umiejętności komunikacyjne i relacyjne,  
  • dobra organizacja pracy, samodzielność i odpowiedzialność,  
  • umiejętność pracy pod presją i w dynamicznym środowisku,  
  • bardzo dobra znajomość pakietu MS Office,  
  • język angielski na poziomie min. B1.

Oferujemy: 

  • zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę, 
  • pracę stacjonarną w biurze w Warszawie przy ul. Czerskiej 8/10 w wygodnej przestrzeni z kawiarnią, stołówką i parkingiem dla rowerów, 
  • prywatną opiekę medyczną oraz linię wsparcia psychologicznego, 
  • dofinansowanie karty sportowej, 
  • dofinansowanie wydarzeń kulturalnych, 
  • dofinansowanie zdrowia i wypoczynku, 
  • możliwość dołączenia do grupowego ubezpieczenia na życie, 
  • dodatkowe dni urlopu, 
  • zniżki na nasze produkty i usługi - korzystaj z tańszych biletów do kina, na książki, ebooki, audiobooki,  
  • pracę w jednej z największych firm mediowych w Polsce, w której wszyscy mówimy sobie po imieniu. 
APLIKUJ

REKRUTACJĘ PROWADZI:

Alina Pavlychenko

in Specjalistka ds. rekrutacji, szkoleń i projektów HR